Dar a conocer a los proveedores, contratistas y demás terceros, involucrados en el proceso, la forma adecuada de radicación de las facturas.
Esta política contable de pagos y cuentas por pagar se origina en la aplicación del nuevo marco normativo y reglamenta todas las cuentas por pagar que representen una obligación de desembolsar efectivo u otro activo financiero en el futuro, y se aplicará para:
Este procedimiento debe desarrollarse en el área contable e inicia con el registro de la adquisición de bienes y servicios con el fin de determinar el valor a pagar a proveedores, trabajadores y entidades financieras.
Los responsables de esta actividad los cuales aparecen a lo largo del documento son:
La radicación de facturas se debe realizar en el correo electrónico facturacion@investta.com, dirección exclusiva para este procedimiento.
La radicación de los documentos de cobro como facturas, documentos equivalentes, solicitudes de reembolso, deberán realizarse dentro del mes al que corresponda, toda vez que el proveedor o prestador de servicios y los beneficiarios de estos debe registrar, facturar, retener, declarar y pagar los valores correspondientes a impuestos o retenciones causadas que se originaron en las operaciones realizadas, según concepto 009174 de 2002, y concepto unificado DIAN 0114 del 19 de agosto del 2022 de la oficina jurídica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.
Para INVESTTA, la causación se determina al momento de recibir el bien o servicio a satisfacción y se concreta con: (i) la firma de recibido del bien o servicio (ii) la aprobación por parte del supervisor o área a cargo de liderar la relación con el tercero para proceder con la causación y pago. Los únicos documentos que se aceptarán para radicación de cuentas por pagar es el original del documento de cobro, como la factura electrónica de venta y documentos equivalentes. Los proveedores deben adjuntar los siguientes documentos, con fecha de expedición no superior a 90 días.: (i) RUT actualizado, según el artículo 177-2 del Estatuto Tributario, (ii) certificación bancaria, (iii) certificado de existencia y representación legal (si aplica). Adicionalmente, para el caso de pagos a personas naturales, se deberá adjuntar, copia de la planilla donde se evidencie el pago de aportes a seguridad social (salud y pensión) como independiente de acuerdo con lo establecido en la Ley 797 de 2003, Ley 100 de 1993, Ley 1955 de 2019, Decreto 1601 de 2022 y lo dispuesto en el artículo 89 de la ley 2277 de 2022y demás normas que reglamentan el tema
Si los documentos de cobro presentan inconsistencias en la liquidación o no cumple con lo establecido en la normatividad aplicable, será rechazado y se notificará al proveedor, mediante el canal de comunicación establecido, que para este caso es el supervisor delegado o líder del área responsable por la compañía, quienes deberán radicar nuevamente.
En la radicación de cuentas por pagar no se aceptarán del proveedor documentos de cobro en las siguientes situaciones:
Las recepciones de los documentos de cobro pueden ser radicados desde el primer (1) día del mes y hasta el día veinticinco (25) de cada mes; aquellos documentos que no sean radicados dentro de las fechas estipuladas deben ser radicados a partir del primer día del siguiente mes.
La aceptación tácita de la factura ocurre cuando el comprador no la acepta expresamente, pero tampoco la rechaza en un término de 3 días hábiles como lo señala el artículo 773 del código de comercio en su tercer inciso. También es importante señalar que para efectos de aceptación de la factura y por consiguiente pueda ser tomada como documento en impuestos.
Es decir, que luego de 3 días hábiles siguientes a la fecha en que se recibe la factura, la factura se entiende aceptada si el comprador no la rechaza, y es lo que se conoce como aceptación tácita. Dicha validación será ejecutada por el supervisor delegado por cada una de las áreas responsables de la gestión de la actividad operativa.
Se determina la siguiente política dentro del pago a proveedores:
Nuestra atención se centra en asegurar el pago oportuno de las obligaciones contraídas por la compañía, para cumplir con el desarrollo de nuestro objeto social. Consideramos la satisfacción del proveedor con el cumplimiento de los acuerdos contractuales. Prevenimos riesgo de liquidez y de imagen con un buen relacionamiento con el proveedor.
Satisfacer las necesidades de la empresa en bienes y servicios, con el uso eficiente de los recursos y cumplimiento de obligaciones.
